Allestire una reception per rendere l’ambiente di lavoro il più professionale e accogliente possibile è una missione fondamentale di qualsiasi azienda. Come i biglietti da visita, accogliere clienti, fornitori e ospiti in modo elegante e funzionale è l’obiettivo primario, dove la scelta dei mobili, dei colori e degli accessori gioca un ruolo fondamentale. Nelle prossime righe dunque, vedremo insieme come scegliere l’arredamento reception.
Come arredare la reception: i mobili
Adattare la sede allo stile dell’attività azienda è una delle prime scelte da fare quando
la si avvia. L’accoglienza deve rispettare le esigenze dei dipendenti che lavorano in ufficio e dei clienti che arrivano in sede. Mobili funzionali ed efficienti che permettono di archiviare documenti e pratiche renderanno il lavoro più facile e veloce. Allo stesso tempo, i clienti devono potersi sentire a proprio agio, soprattutto se l’area reception si sovrappone alla sala d’attesa per mancanza di spazio.
Pertanto, a seconda del tipo di servizio fornito, può essere adottato uno stile più tradizionale o familiare, e gli arredi inclusi, i quadri e gli accessori devono essere in sintonia con l’ambiente. Ad ogni modo, entrando in ufficio, il bancone è la prima cosa che vede l ospite di turno. La sua funzione deve essere duplice: aperta e comunicativa ai visitatori, ma riservato e pratico per chi vi lavora dietro. Il concetto di privacy è in realtà una delle questioni importanti da tenere a mente.
Questo perché le informazioni tra dipendenti e ospiti devono essere mantenute private per rassicurare i clienti. Chiaramente quello dell’altezza è un fattore decisivo, così come la sua larghezza. Per funzionare, l’altezza del bancone deve essere di circa 110-120 cm da terra. La profondità del ripiano invece, deve essere di almeno 40-50 cm, perché in questo modo è possibile appoggiare comodamente un foglio mentre si firma, o anche leggerlo facilmente.
Nella sezione sottostante la mensola, invisibile agli ospiti, saranno utili i pressacavi, così come eventuali prese elettriche, per tenere la postazione di lavoro organizzata e ordinata. Secondo le leggi sulla sicurezza sul lavoro, le sedie per i dipendenti che lavorano nelle aree di accoglienza devono essere girevoli, con una base stabile o mobile. In questo caso deve avere almeno cinque punti di appoggio, detti anche raggi. Il piano e lo schienale devono essere regolabili indipendentemente da chiunque possa utilizzare la sedia.
È importante che i piedi siano comodamente a terra con un adeguato supporto nella zona lombare. Se l’ufficio è piccolo, è d’obbligo creare anche una piccola area di attesa dove gli ospiti di turno possano comodamente attendere il ricevimento. Una poltrona e un tavolino con una piccola lampada, e magari un vaso per rendere l’ambiente più allegro è il minimo indispensabile.
Lo stile della poltrona è ovviamente adatto ad altri ambienti e al tipo di attività svolta. Quando lo spazio è più ampio, un divano a 2/3 posti più una o due poltrone permette di ricreare una zona di attesa dove più persone possono attendere il proprio turno. Se il bancone non è già dotato di cassetti, o quando è richiesto un elemento in più, la cassettiera può contenere anche documenti, materiali di uso comune ed oggetti personali. Anche la personalizzazione è importante. La professionalità alla reception non significa dire addio a quadri, poster o oggetti specifici.
Come illuminare una reception
Come facilmente intuibile, anche l’illuminazione di una reception è di fondamentale importanza, e molto spesso rappresenta quell’elemento che seppur “invisibile” può fare la differenza. L’illuminazione può essere fornita da lampade di design con alogene per un risparmio energetico. Il banco della reception è un luogo importante dove i clienti hanno il primo contatto con l’ufficio, ma allo stesso tempo è anche il luogo di lavoro del responsabile dell’ufficio.
Pertanto, l’illuminazione deve essere rappresentativa e funzionale. Per i clienti è importante la distribuzione armoniosa della luminosità dei volti dei dipendenti con componenti di illuminazione cilindrici, per i dipendenti è importante l’illuminazione orizzontale del banco della reception. Ad esempio, questo può essere ottenuto con plafoniere da incasso. Tra i principali vantaggi delle plafoniere da incasso ricordiamo:
- Distribuzione della luce differenziata
- Illuminazione efficiente.
Sul bancone della reception, le lampade a sospensione sono capaci di attirare l’attenzione e ritagliano da sole l’area nell’ambiente. In questo modo, supportano l’orientamento dell’area di ingresso. L’altezza ridotta del punto luce crea anche un’atmosfera riservata nel dialogo tra il cliente e l’ufficio. Un’ampia distribuzione della luce e una buona schermatura forniscono infine un’illuminazione uniforme dell’area del bancone e un buon riconoscimento facciale. Tra i vantaggi dei lampadari ricordiamo:
- Creazione di un’atmosfera sobria
- Buon orientamento.
L’illuminazione indiretta invece, può essere prodotta da strutture luminose con una componente diretta verso il soffitto. Il soffitto illuminato nell’area del bancone della reception sottolinea la sua posizione nella stanza per un facile orientamento. I faretti rivolti verso il basso, illuminano efficacemente il bancone attraverso la struttura luminosa. La luce della struttura luminosa a soffitto mette in risalto l’ubicazione del bancone reception nella stanza. La distanza ideale dal soffitto è di almeno 0,5 m. Per un buon contatto visivo tra le persone al bancone, il punto luminoso deve essere al di sopra della loro altezza della testa.
Le reception non sono tutte uguali
A seconda dell’ubicazione e del tipo di servizio erogato, devono essere allestiti diversi tipi di spazi di accoglienza. La mission di quest’area è multifunzionale, ovvero luogo di primo contatto, incontro, produttività, ma deve anche essere utilizzata per veicolare identità e valori aziendali. Nella progettazione concettuale, sono importanti anche la sua posizione, direzionalità e distanza tra diversi punti (scale, ascensori, ingressi, corridoi di ingresso o di uscita) che devono o possono essere raggiunti da tale posizione.
- Reception azienda. In questo caso, per trasmettere serietà e professionalità, si deve prediligere sobrietà ed eleganza.
- Reception dell’hotel. La scelta dei mobili e degli accessori dipende dal tono dell’hotel. Può essere solenne e grandioso, oppure può essere più semplice e familiare.
- Reception ospedale o clinica. Il primo fattore da sottolineare è la pulizia, in quanto questi luoghi devono essere effettivamente sanificati e igienizzati ad occhio nudo. È meglio scegliere colori chiari o anche tinte pastello accese e decise. Importante almeno quanto l’arredo della reception è la seduta posta nella zona d’attesa, che deve essere comoda ma facile da tenere pulita e ordinata.
